Facility Management: Richtige Prüfung der Jahresabrechnung
Verwalter von Wohnungseigentumsgemeinschaften (WEG) sind für die Eigentümer tätig und müssen unter anderem die Jahresabrechnung erstellen. Für kaufmännisch weniger fitte Eigentümer ist sie laut Verband Wohnen im Eigentum e.V. (WiE) häufig ein Buch mit sieben Siegeln.
WiE hat deshalb sechs goldene Regeln zusammengestellt, die Eigentümern und Verwaltungsbeiräten helfen sollen, die Jahresabrechnung schon in Grundzügen zu prüfen.
Jede Zahlung muss belegbar sein, so dass Eigentümer und Verwaltungsbeiräte Wert auf eine ordentliche Buchführung legen sollten. Wenigstens größere Zahlungen aber auch weitere Stichproben sollten kontrolliert werden.
Da Kopien auch gefälscht sein können, sollten Rechnungen, Kontoauszüge und weitere Unterlagen nicht nur als Original existieren, sondern dieses auch bei der Prüfung vorgelegt werden.
Schnell testen lässt sich zum Beispiel, ob die Gesamteinnahmen und -ausgaben, die in der Jahresabrechnung aufgeführt sind auch wirklich mit dem realen Kontostand am Jahresende übereinstimmen. Unklarheiten oder Unregelmäßigkeiten müssen dann mit der Verwaltung geklärt werden.
Da die Jahresabrechnung aus mehreren Teilen besteht, müssen die Überträge übereinstimmen. Oft tauchen beim Nachrechnen Rechenfehler auf, die teuer werden können.
Es sollte auf jeden Fall kontrolliert werden, ob Rückstände durch nicht gezahltes Hausgeld erfasst und vom Verwalter zügig und nachhaltig eingetrieben werden.
Auch die Höhe der Rücklagen muss geprüft werden sowie gegebenenfalls, weshalb der tatsächliche Bankkontenstand von der erwarteten Summe abweicht.
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